Sistematizar el trabajo para ganar más…

¿Tienes un emprendimiento? ¿Eres líder de un equipo de trabajo?

¿Tienes personas que te ayudan, pero igual te necesitan para que todo se mueva?

Cuando el trabajo comienza a crecer, la mayoría de las veces terminamos haciendo agua y pasamos a ser esclavos de nuestro trabajo si no estamos bien organizados.

Y algo peor todavía, ¿quisieras delegar parte del trabajo para que otra persona te libere y puedas dedicar tiempo a actividades más estratégicas o incluso tener más tiempo personal, pero no sabes ni por dónde empezar? 

Incluso, llegas a considerar que el problema es que no puedes conseguir alguien capaz de hacerlo como vos esperas.

La mayoría de las tareas de una empresa o emprendimiento, e incluso las de un freelance, se pueden sistematizar. 

¿Qué es esto? Organizarlas de acuerdo con procedimientos y criterios específicos que definen la forma de realizar las tareas, de modo que puedan repetirse sin pensar cada vez que sean necesarias y que así, sea más sencillo entrenar a otras personas para que las ejecuten.

Entre las tareas que se pueden sistematizar están, desde las más simples, por ejemplo: “cómo se contesta el teléfono o se responden los mensajes dentro de la empresa” hasta las más avanzadas como puede ser un sistema de formación y evaluación de desempeño y cumplimiento de objetivos de cada puesto.

Lo ideal sería que vayamos generando un proceso establecido cada vez que ejecutamos una tarea (que luego deberemos repetir periódicamente) y conseguimos un resultado que nos satisface. 

Es muy raro que alguien haga esto…

Si ya tienes el caos instalado y un montón de trabajo que no puede detenerse, necesitas ponerte como parte de los objetivos del próximo trimestre, semestre o año, la sistematización de las actividades. 

Una vez que está decidido, hay que asignarle un tiempo y seguir los siguientes pasos: 

Un detalle extra, ningún procedimiento o proceso estandarizado funciona sin el entrenamiento y disciplina de quien debe aplicarlo. Para conseguir que tu equipo lo sienta propio, debes hacer que todos participen de este proceso.

1. Hacer una revisión de tu mapa completo de procesos o actividades: qué se hace, en qué momento, quién lo hace, qué información genera, cómo se relacionan entre ellos. NO EL IDEAL, EL QUE ESTÁS EJECUTANDO HOY (con sus falencias).
2. Analizar el mapa de procesos, las actividades, las entradas y salidas de cada proceso y hacer una lista de los inconvenientes, limitaciones y retrabajos que se están generando en cada uno. 
3. Clasificar los inconvenientes de acuerdo al Impacto, Urgencia de Solución y Posibles complicaciones a futuro. Con esto vas a usar Pareto para seleccionar el 20% de las actividades que, al ordenarlas, reducen el 80% de los esfuerzos y los problemas. 
4. Ahora ya podés elegir los procesos que tenés que “atacar” primero y podés empezar a pensar en el ideal, generar un procedimiento, con entradas y salidas estandarizadas y definir así, funciones y responsabilidades claras.

¿Parece mucho trabajo? Lo es, pero es temporal, y una vez que hayas conseguido el orden y puedas delegar, vos y tu equipo dejarán de salir corriendo tras detalles e imprevistos.

Además, siempre puedes contratar a alguien que lo haga por ti y será más rápido y con menos esfuerzo.